QuickBooks est un logiciel de comptabilité populaire auprès des petites entreprises, surtout utilisé aujourd'hui sous la forme de QuickBooks Online. Il tient bien la comptabilité d'une seule société. En Afrique, les entreprises cherchent généralement plus loin lorsqu'elles ont besoin du stock sur plusieurs succursales, de la production, de la paie locale, d'approbations ou d'une facturation électronique configurée pour leur administration fiscale.
En bref
- Ce qu’il couvre
- ERPNext : comptabilité, stock, ventes, achats, production, projets, RH, paie, CRM et support dans un seul système. QuickBooks : comptabilité, facturation et stock de base, avec des applications pour le reste.
- Licence
- ERPNext : pas de licence par utilisateur. QuickBooks : un abonnement par société, le nombre d'utilisateurs étant fixé par la formule.
- Paie
- ERPNext : paie configurée pour les retenues de votre pays. QuickBooks : sa paie couvre quelques pays, pas la majeure partie de l'Afrique.
- Agences et stock
- ERPNext : de nombreux entrepôts et succursales, lots et numéros de série dans un seul système en direct. QuickBooks : conçu pour une seule société avec un stock plus simple.
- Taxes locales
- Nous configurons ERPNext pour eTIMS au Kenya, EFRIS en Ouganda, EBM au Rwanda, les reçus fiscaux de la TRA en Tanzanie et Smart Invoice en Zambie.
Quand QuickBooks suffit
Une petite entreprise de services avec une seule société, peu d’articles en stock et un comptable qui travaille sur QuickBooks n’a peut-être pas encore besoin de plus.
Quand ERPNext est le meilleur choix
- Vous suivez le stock de vos magasins ou entrepôts dans des tableurs à côté de QuickBooks.
- Vous gérez la paie dans un système séparé parce que la paie QuickBooks ne couvre pas votre pays.
- Vous avez besoin d'approbations, de bons de commande, de production ou d'un CRM.
- Vous avez plusieurs sociétés et les consolidez à la main.
Passer de QuickBooks à ERPNext
- Nous examinons la façon dont vous utilisez QuickBooks aujourd’hui : sociétés, agences, les rapports sur lesquels vous comptez et le travail fait en dehors, dans des tableurs.
- Nous convenons par écrit d’un périmètre et d’une date de démarrage, et configurons ERPNext pour vos processus, vos taxes et vos documents.
- Nous transférons vos données depuis QuickBooks et vous les vérifiez dans une copie de test avant que quoi que ce soit ne soit définitif : soldes, stock et documents en cours doivent correspondre au centime près.
- Votre équipe est formée sur ses propres données, et nous menons une courte période en parallèle où vos chiffres de clôture sont comparés côte à côte.
- Vous passez en production sur ERPNext. QuickBooks reste accessible en lecture seule aussi longtemps que nécessaire pour l'historique et les audits.
Ce qui est transféré
- Plan comptable et soldes d'ouverture
- Clients et fournisseurs, avec les factures clients et fournisseurs en cours
- Produits et services en articles, avec soldes de stock
- Comptes bancaires et opérations non rapprochées
- Classes et sites en centres de coûts
- Paramètres de taxe sur les ventes alignés sur les taxes de votre pays
L'historique complet des transactions peut aussi être repris, mais la plupart des entreprises choisissent les soldes d'ouverture et les documents en cours, en conservant QuickBooks pour les années précédentes. C'est plus rapide, moins cher et cela évite de reporter d'anciennes erreurs dans le nouveau système. Lisez ce qu'il faut nettoyer avant la migration.
Durée et coût
Une seule société avec un stock simple migre généralement en quelques semaines ; les groupes avec des succursales, de la production ou des intégrations prennent plus de temps. Le coût dépend de vos utilisateurs, de vos sites et de vos modules, pas du système que vous quittez. Obtenez une estimation de prix en deux minutes, ou réservez une démo pour voir vos propres processus dans ERPNext.