Un nouveau système avec des données anciennes et désordonnées vous donne les mêmes problèmes, plus vite. Le nettoyage avant la migration est le moment le moins coûteux pour le faire, car chaque enregistrement passe de toute façon entre les mains de quelqu’un.
Clients et fournisseurs
- Fusionner les doublons : le même client sous trois orthographes, ce sont trois plafonds de crédit et trois relevés
- Confirmer les numéros fiscaux, les numéros de téléphone et les adresses e-mail
- Clôturer les comptes sans mouvement depuis deux ans au lieu de les migrer
Articles
- Un code article par produit, avec une règle de nommage claire
- Unités de mesure et facteurs de conversion corrects, par exemple du carton à la pièce
- Retirer les articles que vous ne vendez plus
- Définir des groupes d'articles pour que les rapports par catégorie fonctionnent dès le premier jour
Soldes
Migrez les soldes, pas l'historique. Reprenez les soldes d'ouverture à la date de bascule et les documents en cours qui les composent : factures clients impayées, factures fournisseurs impayées et commandes ouvertes. Gardez l'ancien système en lecture seule pour l'historique.
Stock
Faites l'inventaire avant de migrer. Chargez les quantités issues de l'inventaire, avec des valeurs validées par la finance. Si vous suivez des lots ou des numéros de série, relevez-les pendant l'inventaire.
Comment vérifier le résultat
- La balance générale du nouveau système est égale à celle de l’ancien à la bascule
- L'ancienneté des créances et des dettes concorde, client par client
- La quantité et la valeur du stock correspondent à l’inventaire, entrepôt par entrepôt
- Un échantillon de vingt enregistrements est vérifié par ceux qui les utilisent chaque jour