Ce guide pratique présente ce que nous constatons dans la plupart des organisations à but non lucratif avant qu’elles ne passent à un système unique, ce que nous mettons en place et les rapports que les dirigeants utilisent une fois le système en service.
Où l’argent fuit
- Les rapports aux bailleurs demandent des semaines de travail sur tableur
- Les dépenses sur une subvention ne sont connues qu'une fois le budget dépassé
- Les achats ne peuvent pas montrer les approbations derrière une commande
Ce que nous mettons en place
- Comptabilité des subventions et des fonds
- Recettes et dépenses suivies par bailleur, subvention et projet.
- Contrôle budgétaire
- Lignes budgétaires vérifiées avant tout engagement.
- Achats conformes
- Demandes, devis, approbations et décisions de comité enregistrés.
- Rapports aux bailleurs
- Rapports au format du bailleur à partir des données en temps réel.
- Bureaux de terrain
- Bureaux et programmes dans une seule comptabilité.
- Immobilisations et stocks
- Articles achetés sur fonds de subvention, étiquetés et suivis.
Le déroulement d'une journée normale
- Subvention accordée et budget chargé
- Achats approuvés par rapport au budget
- Dépenses enregistrées par ligne budgétaire
- Rapport au bailleur produit
Les rapports utilisés par les dirigeants
- Budget et réel par subvention
- Rythme de consommation des fonds
- Piste d'audit des achats
- Registre des immobilisations par bailleur
Modules concernés
Comptabilité, Achats, Projets, Immobilisations, RH et paie. Ils partagent une seule base de données : chaque saisie met à jour les comptes et les rapports en même temps.
Par où commencer
La plupart des organisations comme la vôtre commencent par la comptabilité, les achats et les projets, puis ajoutent le reste une fois la première phase stabilisée.
Les questions qu'on nous pose souvent
- Pouvons-nous produire des rapports par bailleur et par projet ?
- Oui. Chaque transaction porte son bailleur, sa subvention et son projet, afin de produire des rapports pour chacun.
- Empêche-t-il de dépasser une ligne budgétaire ?
- Oui. Les budgets peuvent avertir ou bloquer lorsqu'un achat dépasserait la ligne.