يعرض هذا الدليل العملي ما نجده في معظم المنظمات غير الربحية قبل انتقالها إلى نظام واحد، وما نُعدّه لها، والتقارير التي يستخدمها مسؤولوها بعد تشغيله.
أين يتسرّب المال
- تستغرق تقارير الجهات المانحة أسابيع من العمل على جداول البيانات
- لا يُعرف الإنفاق من المنحة إلا بعد تجاوزها
- لا تستطيع إدارة المشتريات إظهار الموافقات التي تقف وراء عملية الشراء
ما نُعدّه
- محاسبة المنح والصناديق
- تتبّع الإيرادات والنفقات لكل جهة مانحة ومنحة ومشروع.
- ضبط الميزانية
- التحقق من بنود الميزانية قبل أي التزام.
- مشتريات ممتثلة
- الطلبات وعروض الأسعار والموافقات وقرارات اللجان مسجّلة.
- التقارير للجهات المانحة
- تقارير بصيغة الجهة المانحة من البيانات الحية.
- المكاتب الميدانية
- المكاتب والبرامج في مجموعة دفاتر واحدة.
- الأصول والمخزون
- الأصناف المشتراة بأموال المنح موسومة ومتتبَّعة.
كيف يسير يوم عادي
- الموافقة على المنحة وتحميل الميزانية
- مشتريات تُعتمد مقابل الميزانية
- الإنفاق مسجّل لكل بند في الميزانية
- إعداد تقرير الجهة المانحة
التقارير التي يستخدمها أصحاب الأعمال
- الميزانية مقابل الفعلي لكل منحة
- معدل الإنفاق
- سجل تدقيق المشتريات
- سجل الأصول حسب الجهة المانحة
الوحدات المعنية
المحاسبة، والمشتريات، والمشاريع، والأصول، والموارد البشرية والرواتب. تتشارك قاعدة بيانات واحدة، فكل قيد يحدّث الحسابات والتقارير معًا.
من أين تبدأ
تبدأ معظم المؤسسات المماثلة لمؤسستكم بالمحاسبة والمشتريات والمشاريع، ثم تضيف الباقي بعد استقرار المرحلة الأولى.
أسئلة تُطرح علينا كثيرًا
- هل يمكننا إعداد التقارير لكل جهة مانحة ولكل مشروع؟
- نعم. تحمل كل معاملة الجهة المانحة والمنحة والمشروع، بحيث يمكن إعداد تقارير لكل منها.
- هل يمنع تجاوز الإنفاق على بند في الموازنة؟
- نعم. يمكن للميزانيات أن تنبّه أو تمنع عندما يتجاوز الشراء البند المخصص.