Ce guide pratique présente ce que nous constatons dans la plupart des entreprises de l’énergie et des stations-service avant qu’elles ne passent à un système unique, ce que nous mettons en place et les rapports que les dirigeants utilisent une fois le système en service.
Où l’argent fuit
- Jaugeages, compteurs et ventes ne concordent jamais et personne ne sait pourquoi
- Du carburant aux clients à crédit sans plafond
- Chaque station envoie son propre tableur
Ce que nous mettons en place
- Rapprochement de poste
- Relevés des compteurs, jaugeages et caisse équilibrés par poste et par pompiste.
- Stock des cuves
- Livraisons, ventes et écarts par cuve.
- Clients à crédit
- Comptes flotte avec plafonds, relevés et détail par véhicule.
- Boutique de station-service
- Point de vente pour la boutique, les lubrifiants et le gaz.
- Multi-stations
- Toutes les stations dans un seul système, avec une seule comptabilité.
- Changements de prix
- Prix à la pompe mis à jour avec le régulateur et appliqués par date.
Le déroulement d'une journée normale
- Le poste s'ouvre avec les relevés des compteurs
- Ventes de carburant et de boutique enregistrées
- Le poste se clôture et la caisse est comptée
- Écart par cuve et bénéfice publiés
Les rapports utilisés par les dirigeants
- Écart par cuve et par pompiste
- Ventes par pompe et par produit
- Soldes des clients à crédit
- Bénéfice par station
Modules concernés
Point de vente, Stock, Comptabilité, Ventes, Immobilisations. Ils partagent une seule base de données : chaque saisie met à jour la comptabilité et les rapports en même temps.
Par où commencer
La plupart des entreprises d'énergie et des stations-service commencent par le point de vente, le stock et la comptabilité, puis ajoutent le reste une fois la première phase stabilisée.
Les questions qu'on nous pose souvent
- Peut-il rapprocher les relevés de compteurs des jaugeages des cuves ?
- Oui. Chaque poste compare les ventes aux compteurs, les jaugeages des cuves et l'argent encaissé, et signale l'écart.
- Pouvons-nous gérer plusieurs stations ?
- Oui. Chaque station a son propre stock et ses propres postes, et le siège les voit toutes ensemble.