Ce guide pratique présente ce que nous constatons dans la plupart des établissements d’enseignement avant qu’ils ne passent à un système unique, ce que nous mettons en place et les rapports que les dirigeants utilisent une fois le système en service.
Où l’argent fuit
- Les soldes de frais sont contestés au portail
- Les admissions, les examens et la comptabilité tiennent chacun leur propre liste d’élèves
- Les parents appellent pour demander ce qu'ils pourraient lire sur leur téléphone
Ce que nous mettons en place
- Admissions
- Candidatures, inscriptions et dossiers des élèves.
- Frais
- Grilles tarifaires, factures, reçus de mobile money et soldes.
- Scolarité
- Classes, emplois du temps, présences et évaluations.
- Formation en ligne
- Cours, leçons et quiz pour les élèves et le personnel.
- Portail parents et élèves
- Résultats, soldes et avis sur le téléphone.
- Personnel et paie
- Personnel enseignant et de soutien, congés et paie.
Le déroulement d'une journée normale
- Élève admis et inscrit
- Frais facturés et encaissés
- Présences et résultats enregistrés
- Bulletins envoyés aux parents
Les rapports utilisés par les dirigeants
- Encaissement et soldes des frais
- Effectifs par classe
- Présence
- Analyse des résultats
Modules concernés
Comptabilité, RH et paie, CRM, Stock, Projets. Ils partagent une seule base de données : chaque saisie met à jour les comptes et les rapports en même temps.
Par où commencer
La plupart des établissements d'enseignement commencent par la comptabilité, les RH et la paie et le CRM, puis ajoutent le reste une fois la première phase stabilisée.
Les questions qu'on nous pose souvent
- Les parents peuvent-ils payer les frais par mobile money ?
- Oui. Les paiements sont rattachés à l'élève et le solde se met à jour sans saisie manuelle.
- Existe-t-il une plateforme d'apprentissage ?
- Oui. Les cours et les évaluations peuvent être dispensés en ligne en parallèle du système scolaire.