Le démarrage est le jour où l'ancien système s'arrête et où le nouveau devient le seul registre de l'entreprise. L'essentiel du risque repose sur la finance, car toute erreur ailleurs finit dans le grand livre. Utilisez cette liste avec votre partenaire d'intégration.
Deux semaines avant
- Plan comptable, centres de coûts et modèles fiscaux validés
- Soldes d'ouverture validés : balance, clients, fournisseurs, banque et stock, le tout à la date de bascule
- Documents ouverts listés : factures clients impayées, factures fournisseurs impayées, commandes ouvertes et avances
- Plafonds d’approbation et rôles confirmés pour chaque utilisateur financier
- Une clôture mensuelle d’essai dans le système de formation, avec des rapports comparés à l’ancien système
La bascule
- Arrêter les saisies dans l’ancien système à une date et une heure convenues
- Faire l'inventaire et l'enregistrer
- Charger les soldes d'ouverture et les documents en cours
- Rapprocher : la nouvelle balance doit être égale à l'ancienne, ligne par ligne
- Verrouiller l'ancien système pour que personne n'y saisisse par erreur
Jour du démarrage
- Des super-utilisateurs sur le terrain dans chaque service
- Une personne désignée de l’équipe de mise en place, sur site ou joignable
- Un registre simple de chaque question et de chaque problème, revu en fin de journée
La première clôture mensuelle
La première clôture sur un nouveau système est le moment où la plupart des projets vacillent. Planifiez-la comme une tâche du projet, pas comme une opération de routine.
- Rapprocher chaque compte bancaire
- Comparer la valorisation du stock avec l'inventaire
- Vérifier que les déclarations fiscales concordent avec le portail de l'administration fiscale
- Comparer les comptes de gestion avec l'ancien format auquel votre conseil est habitué
- Notez ce qui a pris le plus de temps et corrigez-le avant la deuxième clôture