يوم التشغيل هو اليوم الذي يتوقف فيه النظام القديم ويصبح الجديد السجل الوحيد للشركة. ويقع معظم الخطر على المالية، لأن كل خطأ في مكان آخر ينتهي في دفتر الأستاذ. استخدموا هذه القائمة مع شريك التطبيق لديكم.
قبل أسبوعين
- اعتماد دليل الحسابات ومراكز التكلفة وقوالب الضرائب
- الأرصدة الافتتاحية متفق عليها: ميزان المراجعة والمدينون والدائنون والبنك والمخزون، جميعها في تاريخ الانتقال
- قائمة بالمستندات المفتوحة: فواتير العملاء غير المسددة، وفواتير الموردين غير المسددة، والطلبات المفتوحة، والدفعات المقدمة
- تأكيد حدود الموافقة وأدوار المستخدمين لكل مستخدم في المالية
- إقفال شهري تجريبي في نظام التدريب، مع مقارنة التقارير بالنظام القديم
الانتقال
- التوقف عن الترحيل في النظام القديم في تاريخ ووقت متفق عليهما
- جرد المخزون وتسجيل الجرد
- تحميل الأرصدة الافتتاحية والمستندات المفتوحة
- المطابقة: يجب أن يساوي ميزان المراجعة الجديد القديمَ بندًا بندًا
- قفل النظام القديم حتى لا يُرحِّل أحد إليه عن طريق الخطأ
يوم التشغيل
- مستخدمون متمرسون في الميدان داخل كل قسم
- شخص محدد من فريق التنفيذ في الموقع أو عند الطلب
- سجل بسيط لكل سؤال ومشكلة، تتم مراجعته في نهاية اليوم
إقفال نهاية الشهر الأول
الإقفال الأول على نظام جديد هو حيث تتعثر معظم المشاريع. خطّط له كمهمة ضمن المشروع، لا كعمل روتيني.
- مطابقة كل حساب بنكي
- مراجعة تقييم المخزون مقابل الجرد
- التحقق من تطابق التقارير الضريبية مع بوابة الهيئة الضريبية
- مقارنة حسابات الإدارة بالصيغة القديمة التي اعتاد عليها مجلس إدارتك
- دوّنوا ما استغرق أطول وقت وعالجوه قبل الإقفال الثاني