La plupart des entreprises cherchent un ERP lorsque quelque chose ne va plus : la clôture mensuelle prend trois semaines, le stock ne correspond jamais aux livres, ou le dirigeant n'obtient pas de réponse claire à la question « combien avons-nous gagné le mois dernier ? ». C'est le bon moment pour chercher, mais c'est aussi celui où l'on achète le plus facilement la mauvaise solution. Réglez d'abord les questions ci-dessous, et chaque démo à laquelle vous assisterez sera plus facile à juger.
1. Quels problèmes doit-il résoudre dans les six premiers mois ?
Notez les trois à cinq problèmes qui vous coûtent le plus d'argent ou de temps aujourd'hui. Soyez précis : « nous ne voyons pas le stock par agence », et non « une meilleure visibilité ». Ils deviennent le critère pour chaque système que vous examinez, et le périmètre de votre première phase.
2. Qui l’utilisera, et où ?
Comptez les personnes qui se connecteront, pas l'effectif total, et listez vos sites : boutiques, entrepôts, chantiers et bureaux. Notez ceux dont la connexion internet est peu fiable. Cela détermine le coût des licences, l'hébergement et le besoin de caisses ou d'applications qui fonctionnent hors ligne.
3. À quoi doit-il se connecter ?
Listez les systèmes par lesquels passent l'argent et les données : banques, paiement mobile, facturation électronique fiscale, paie, boutiques en ligne, ponts-bascules ou pointeuses biométriques. Un ERP qui ne peut pas s'y connecter laisse votre équipe ressaisir, et c'est précisément ce que vous payez pour arrêter.
4. Combien coûtera-t-il sur cinq ans, et pas seulement à l’achat ?
- Frais de licence ou d'abonnement par utilisateur, et leur évolution à mesure que vous recrutez
- Mise en œuvre : paramétrage, migration des données et formation
- Hébergement, sauvegardes et mises à niveau
- Support après le démarrage
- Le coût des modifications à mesure que votre entreprise évolue
Les systèmes open source comme ERPNext suppriment la licence par utilisateur, ce qui compte beaucoup à mesure que vous ajoutez des succursales et du personnel.
5. Peut-il s’adapter à votre façon de travailler ?
Chaque entreprise a ses propres approbations, documents et rapports. Demandez comment les formulaires, workflows et rapports se modifient, qui peut les modifier, et si ces modifications résistent aux mises à jour.
6. Qui assurera la mise en place et le support ?
Le logiciel ne représente que la moitié du résultat. L’autre moitié, c’est l’équipe qui cartographie vos processus, transfère vos données et forme vos collaborateurs. Demandez à rencontrer les personnes qui conduiraient votre projet, demandez ce qui se passe après le démarrage, et demandez un plan directeur écrit avant que quoi que ce soit ne soit construit.
7. À qui appartiennent vos données ?
Vous devez pouvoir exporter toutes vos données, dans des formats exploitables, à tout moment, et changer de fournisseur si nécessaire. Si un éditeur reste vague sur ce point, considérez-le comme un signal d'alerte.
Signaux d’alerte lors d’une démonstration
- La démonstration n’utilise aucun exemple de votre secteur
- Chaque question reçoit la réponse « c'est une personnalisation »
- Personne ne demande comment fonctionne votre entreprise avant de montrer des écrans
- Le prix est donné avant que le périmètre soit compris