De plus en plus d'administrations fiscales exigent que les factures soient validées électroniquement. Les modalités diffèrent d'un pays à l'autre, mais le principe est le même : chaque facture est envoyée au système de l'administration, contrôlée, puis renvoyée avec un numéro de contrôle ou une signature qui doit figurer sur le document remis au client.
Ce que les règles exigent généralement
- Chaque facture de vente et chaque avoir sont transmis, généralement au moment où ils sont émis
- La facture porte un numéro de contrôle, une signature ou un code QR de l’administration fiscale
- Les articles sont classés avec les codes utilisés par l'administration
- Les avoirs font référence à la facture d'origine
- Les données sont conservées pendant un nombre d'années défini
Ce que votre ERP doit faire
- Envoyez les factures automatiquement, pour que le personnel ne les ressaisisse jamais dans un portail
- Continuer à vendre quand la connexion tombe, et envoyer la file d'attente à son retour
- Conserver la réponse de l’administration fiscale pour chaque facture, en vue des audits
- Bloquez la modification des factures une fois validées, et corrigez-les uniquement par avoir
- Rapport sur toute facture dont la transmission a échoué
Questions à poser à un fournisseur
- La connexion est-elle directe, ou passe-t-elle par un appareil certifié ou un middleware ?
- Que se passe-t-il à la caisse quand Internet est coupé ?
- Comment les transmissions échouées sont-elles signalées et relancées ?
- Qui met à jour l'intégration quand l'administration change ses règles ?