النظام الجديد مع بيانات قديمة وفوضوية يمنحكم المشكلات نفسها ولكن بسرعة أكبر. التنظيف قبل الترحيل هو الوقت الأقل تكلفة للقيام به، لأن كل سجل يمرّ على يد شخص ما في كل الأحوال.
العملاء والموردون
- دمج السجلات المكررة: العميل نفسه بثلاث تهجئات يعني ثلاثة حدود ائتمانية وثلاثة كشوف حساب
- تأكيد الأرقام الضريبية وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني
- إغلاق الحسابات التي لم تُسجّل أي تعامل منذ عامين بدلًا من ترحيلها
الأصناف
- رمز صنف واحد لكل منتج، مع قاعدة تسمية واضحة
- وحدات قياس ومعاملات تحويل صحيحة، مثل الكرتونة إلى القطعة
- حذف الأصناف التي لم تعودوا تبيعونها
- حدّدوا مجموعات الأصناف لتعمل التقارير حسب الفئة من اليوم الأول
الأرصدة
رحّلوا الأرصدة لا السجل التاريخي. أدخلوا الأرصدة الافتتاحية في تاريخ الانتقال والمستندات المفتوحة التي تقف خلفها: فواتير العملاء غير المسددة، وفواتير الموردين غير المسددة، والطلبات المفتوحة. واحتفظوا بالنظام القديم للقراءة فقط من أجل السجل التاريخي.
المخزون
اجرد قبل الترحيل. حمّل الكميات من الجرد بقيم توافق عليها الإدارة المالية. وإذا كنت تتتبع الدفعات أو الأرقام التسلسلية، فسجّلها أثناء الجرد.
كيف تتحققون من النتيجة
- ميزان المراجعة في النظام الجديد يساوي القديم عند الانتقال
- تطابق أعمار الذمم المدينة والدائنة، عميلًا عميلًا
- كمية المخزون وقيمته تطابقان الجرد، مستودعًا تلو الآخر
- عيّنة من عشرين سجلًا يفحصها من يستخدمونها يوميًا