يعرض هذا الدليل العملي ما نجده في معظم شركات الخدمات المهنية قبل انتقالها إلى نظام واحد، وما نُعدّه لها، والتقارير التي يستخدمها أصحابها بعد تشغيله.
أين يتسرّب المال
- ساعات العمل لا تصل أبدًا إلى فاتورة
- لا أحد يعرف أي العملاء مربحون
- العروض والمشاريع والفواتير موجودة في أدوات منفصلة
ما نُعدّه
- مسار المبيعات
- العملاء المحتملون والعروض والمتابعات في مكان واحد.
- المشاريع
- المهام والمراحل والمخرجات لكل تكليف.
- سجلات الدوام
- الوقت مسجّل مقابل العميل والمهمة.
- الفوترة
- فوترة بمبلغ ثابت أو حسب المراحل أو حسب الوقت.
- الاتفاقيات الدورية والاشتراكات
- فواتير متكررة تصدر وفق الجدول.
- معدل الاستغلال
- الساعات القابلة للفوترة مقابل الطاقة المتاحة لكل شخص.
كيف يسير يوم عادي
- قبول العرض
- تخطيط المشروع وتوفير فريقه
- تسجيل الوقت والمصروفات
- فوترة العميل ومراجعة الربح
التقارير التي يستخدمها أصحاب الأعمال
- معدل الاستغلال لكل شخص
- وقت غير مفوتر
- الربح لكل عميل ومشروع
- قيمة مسار المبيعات
الوحدات المعنية
المشاريع، CRM، المبيعات، المحاسبة، الموارد البشرية والرواتب. تتشارك قاعدة بيانات واحدة، فكل إدخال يحدّث الحسابات والتقارير معًا.
من أين تبدأ
تبدأ معظم شركات الخدمات المهنية بالمشاريع وإدارة علاقات العملاء (CRM) والمبيعات، ثم تضيف الباقي بعد استقرار المرحلة الأولى.
أسئلة تُطرح علينا كثيرًا
- هل يمكن تحويل جداول الأوقات إلى فواتير؟
- نعم. يُدرَج الوقت والمصروفات المعتمدة في فاتورة ذلك العميل.
- هل يدعم الاتفاقيات بأتعاب ثابتة؟
- نعم. تُصدر الفواتير المتكررة تلقائياً وفق الجدول المتفق عليه.