يعرض هذا الدليل العملي ما نجده في معظم شركات الخدمات اللوجستية والنقل قبل انتقالها إلى نظام واحد، وما نُعدّه لها، والتقارير التي يستخدمها أصحابها بعد تشغيله.
أين يتسرّب المال
- تُصدر فاتورة الرحلة قبل أن يعرف أحد كم كلّفت
- الوقود والإطارات تختفي في بند مصروفات واحد
- تفوت مواعيد الصيانة وتجديد التراخيص
ما نُعدّه
- إدارة الرحلات
- الحمولات والمسارات والسائقون والمستندات لكل رحلة.
- حساب تكلفة الرحلات
- الوقود والمسافات المقطوعة ورسوم الطرق والبدلات مقابل كل رحلة.
- صيانة الأسطول
- جداول الصيانة وبطاقات العمل وقطع الغيار.
- مراقبة الوقود
- اللترات المصروفة مقابل المسافة المقطوعة، لكل مركبة.
- الامتثال
- التراخيص والتأمين والفحوصات مع تذكيرات.
- فوترة العملاء
- أسعار حسب المسار أو الوزن أو الحاوية، تُفوتَر عند التسليم.
كيف يسير يوم عادي
- تسجيل الطلب وتخصيص المركبة
- تنفيذ الرحلات مع تسجيل التكاليف
- تأكيد التسليم بإثبات
- فوترة الرحلة ومعرفة ربحها
التقارير التي يستخدمها أصحاب الأعمال
- الربح لكل رحلة ومركبة
- استهلاك الوقود لكل كيلومتر
- توقف المركبات عن العمل
- أداء السائقين
الوحدات المعنية
الأصول، والمشاريع، والمحاسبة، والمبيعات، والموارد البشرية والرواتب. تتشارك قاعدة بيانات واحدة، فكل قيد يحدّث الحسابات والتقارير معًا.
من أين تبدأ
تبدأ معظم شركات اللوجستيات والنقل بالأصول والمشاريع والمحاسبة، ثم تضيف الباقي بعد استقرار المرحلة الأولى.
أسئلة تُطرح علينا كثيرًا
- هل يمكننا رؤية الربح لكل رحلة؟
- نعم. الإيرادات وكل تكاليف الرحلة في سجل واحد، فيُعرف الربح عند عودة الشاحنة.
- هل يذكّرنا بالتراخيص والتأمين؟
- نعم. لكل مركبة وثائقها وتواريخ انتهائها، مع تذكيرات قبل انقضائها.