يعرض هذا الدليل العملي ما نجده في معظم شركات الاستيراد والتصدير قبل انتقالها إلى نظام واحد، وما نُعدّه لها، والتقارير التي يستخدمها أصحابها بعد تشغيله.
أين يتسرّب المال
- لا تُعرف التكلفة الحقيقية للحاوية إلا بعد أسابيع من بيعها
- مستندات الشحنة الواحدة موزعة على خمسة صناديق بريد
- فروقات الصرف تفاجئ المحاسب
ما نُعدّه
- ملفات الشحنات
- كل طلب وبوليصة شحن وبيان جمركي في سجل واحد.
- تكلفة الوصول
- رسوم الشحن والجمارك والميناء والتخليص مضافة إلى البضائع.
- تعدد العملات
- اشتروا وبيعوا بالعملات الأجنبية مع ترحيل الأرباح والخسائر.
- مدفوعات الموردين
- تتبّع الودائع والأرصدة وخطابات الاعتماد.
- عمليات التخليص
- الملفات والمصروفات المدفوعة نيابةً وأتعاب الوكالة لوكلاء التخليص.
- مخزون قيد النقل
- البضائع في البحر مرئية قبل وصولها.
كيف يسير يوم عادي
- تقديم الطلب إلى المورّد
- تتبّع الشحنة مع مستنداتها
- تخليص البضائع وتطبيق تكلفة الوصول
- مخزون يُباع بهامش ربح معروف
التقارير التي يستخدمها أصحاب الأعمال
- تكلفة الوصول لكل شحنة
- مخزون قيد النقل
- أرباح وخسائر الصرف
- الهامش لكل حاوية
الوحدات المعنية
المشتريات، المخزون، المحاسبة، المبيعات، المشاريع. تتشارك قاعدة بيانات واحدة، فكل إدخال يحدّث الحسابات والتقارير معًا.
من أين تبدأ
تبدأ معظم شركات الاستيراد والتصدير بالمشتريات والمخزون والمحاسبة، ثم تضيف الباقي بعد استقرار المرحلة الأولى.
أسئلة تُطرح علينا كثيرًا
- كيف تُحسب تكلفة الوصول؟
- تُوزَّع رسوم الشحن والتأمين والجمارك والتخليص على أصناف الشحنة حسب القيمة أو الكمية أو الوزن.
- هل يمكننا الفوترة بعملة وإعداد التقارير بعملة أخرى؟
- نعم. تُحفظ المعاملات بعملتها الأصلية وتُعرض في التقارير بعملتكم الأساسية.